GENERALIDADES DE BASE DE DATOS

CONCEPTOS BÁSICOS

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

Las bases de Datos sirven para almacenar información de forma organizada, facilitando el acceso y la

recuperación de dicha información.

Una base de datos es un conjunto de datos (información), relativos a un mismo tema, que se almacenan de forma organizada en tablas.

Access es un gestor de Bases de Datos relacional, es decir, puede relacionar datos de distintas tablas. Las bases de datos de Access se guardan en ficheros de extensión mdb para que el Sistema Operativo los reconozca como tal.

Tablas: Son el objeto principal de una base de datos. En las tablas es donde se almacena toda la

información de la base de datos. Cada tabla contiene información sobre un tema o asunto

particular, cómo por ejemplo los clientes de una empresa. Las tablas están formadas por filas y columnas

Registro: es cada una de las filas de la tabla. Es una ficha que contiene toda la información de un mismo elemento ( persona, libro, etc.)

Campo: es cada una de las columnas de la tabla. Es una característica o atributo común

a todos los registros (por ejemplo: Apellido, Nombre, etc.)

TIPOS DE CAMPOS

• Objeto Ole: En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas

Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero la mayoría de las veces se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Formularios: Un Formulario es una ventana diseñada para que los usuarios tengan un acceso más agradable a los datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. Es la forma idónea de introducir y editar los datos.

Un formulario es el objeto de Access 2013 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas

Informes: Son objetos diseñados para dar formato, realizar cálculos, imprimir o resumir los

datos seleccionados.

Un informe es el objeto de Access 2013 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. En este curso veremos cómo crearlos.

Macros: Automatización de tareas de Access. Una macro es el objeto de Access 2013 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

 Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario. En este curso veremos cómo crearlas.

Módulos: Un módulo es el objeto de Access 2013 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access que no veremos en este curso.

Aplicaciones: Una aplicación en Access 2013 es un nuevo tipo de base de datos que se crea en Access, es una aplicación web de Access y que se puede usar y compartir con otras personas como aplicación de SharePoint en un explorador web. Vienen a sustituir las páginas de acceso a datos.

Páginas: Son documentos HTML, es decir, páginas Web con información de la base de Datos.

• Texto: Datos constituidos por caracteres alfanuméricos, hasta un máximo de 255 caracteres.

• Memo: Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.

• Numérico: Se utiliza para almacenar datos numéricos, por lo que podrán realizarse operaciones

matemáticas con ellos.

• Fecha/Hora: Los campos así declarados almacenarán datos correspondientes a fechas u horas.

• Moneda: Estos campos se utilizan para introducir datos numéricos de tipo monetario

• Autonumérico: Los datos de éstos campos serán introducidos automáticamente por el programa en

incremento de una unidad.

• Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso,

(como documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios)

mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.

• Hipervínculo: Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser

una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página

Web.

• Asistente para búsquedas: Los campos así declarados permiten introducir datos en ellos tomándolos de una lista de valores o de otra tabla.

RELACIONES

Campo clave o Clave Principal: Es el campo (o conjunto de campos) que identifica de forma

única a cada registro. La clave principal impide que haya entradas duplicadas en el campo que

define la clave, ya que no pueden existir dos registros con la misma clave.

Para definir una relación entre dos tablas han de tener un campo común; el campo común debe ser

Clave principal, al menos, en una de las tablas. Una vez establecida la relación, la tabla donde está el campo clave, se denomina tabla principal y la otra se llama tabla relacionada o secundaria y el campo que hace referencia a la clave principal se llama clave externa.

¿Cómo se establece la relación? Se ha de crear la tabla principal y luego hay dos caminos: Diseñar la tabla relacionada y, posteriormente, establecer manualmente la relación entre ambas con el editor de relaciones. Diseñar la tabla relacionada y, con un campo de tipo Asistente para búsquedas, crear simultáneamente la relación.

TIPOS DE RELACIÓN

Uno a varios (1:N): Es la más usual. Cada registro de la tabla principal puede estar relacionado

con varios de la tabla secundaria. Se adopta cuando sólo uno de los dos campos relacionados es

clave principal. El campo común de la PRIMERA tabla debe estar definido como clave principal

Los tipos de datos y propiedades de los campos que relacionan las dos tablas deben ser

iguales en ambas. La entidad del lado “uno” de la relación siempre es la tabla principal.

Uno a Uno (1:1): Poco habitual. Se crea cuando ambos campos son clave principal.

Varios a Varios (M:N): Cada registro de la primera tabla puede estar relacionado con varios de la

segunda y viceversa. Cómo la relación no puede establecerse directamente, se precisa de una TERCERA tabla intermedia que tenga como campo clave las claves externas de las dos tablas relacionadas. Así pues, en realidad, una relación varios a varios son dos relaciones uno a varios.

Integridad referencial: Es un sistema de reglas para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

Para poder exigir Integridad referencial:

• El campo común de la tabla principal debe ser clave principal (ó tener un índice único)

• Los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos. 

Reglas de Integridad referencial:

• No se puede introducir un valor en el campo clave externa (tabla secundaria) si éste no existe

en la clave principal (Tabla principal).

• No se puede eliminar un registro de la tabla principal si existen registros relacionados en la

tabla secundaria.

• No se puede cambiar un valor de la clave principal en la tabla principal si ese registro tiene

registros relacionados manualmente la relación entre ambas con el editor de relaciones. Diseñar la tabla relacionada y, con un campo de tipo Asistente para búsquedas, crear simultáneamente la relación.

TIPOS DE BASE DE DATOS

Modelo Jerárquico: Estas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres se le conoce como raíz, y a los nodos que no tienen hijos se les conoce como hojas. Una de las principales limitaciones de este modelo, es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos. Los registros se organizan como colecciones de árboles, en lugar de grafos dirigidos.

Modelo en Red: Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico, en donde su diferencia fundamental es la modificación del concepto de un nodo, permitiendo que un mismo nodo tenga varios padres (algo no permitido en el modelo jerárquico). Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos, pero aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red, ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales. Colecciones de registros y las relaciones entre datos se representan mediante enlaces dirigidos.

Modelo Relacional:campos (las columnas de una tabla). Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postuladas su bases en 1970 por IBM, Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que esta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que esta compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y 

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario casual de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada por medio de "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

Orientado a Objetos: Como sabemos una Base de Datos es un conjunto de datos y relaciones que representa una interfaz uniforme de usuario, que se describe por si sola. La BD Relacional es un conjunto de relaciones formada por un esquema y un cuerpo que se describen en términos de dominios, atributos, asociaciones, tupla; y la Base de Datos Relacional es una base de datos autodescriptiva por medio de sus tablas de sistema. Donde el modelo relacional satisface el espiritu de la definición introductoria. Contiene elementos de datos (tuplas) y relaciones entre ellos (por medio de atributos comunes). El SQL proporciona la interfaz uniforme.

Sin embargo Una BD Orientada a Objetos (BDOO) es una base de datos en el sentido de la definición introductoria, donde los elementos de datos son objetos y las relaciones se mantienen por medio inclusión lógica. Las entidades de aplicación están representadas como clases. La autodescripcion se obtiene porque las clases son meta objetos que contiene los nombres de atributos y métodos de señal. Una BDOO contiene un método sistemático de representación de relación, y la interfaz uniforme de usuario es un sistema de mensajes que puede explorar los objetos y sus interconexiones.

En una BDOO, las entidades de aplicación son las clases, las instancias de entidad son objetos creados desde las clases, y las relaciones se mantienen por medio de inclusión lógica. Un sistema de señales y métodos para procesarlas contiene una interfaz uniforme para la base de datos.

CLASE DE DATOS EN ACCESS

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar en los campos, éstos, los datos, pueden ser de varios tipos.

Los tipos de datos con los que trabaja Access 2010 son los que se explican a continuación.

Texto: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).

Memo: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película. Los campos de tipo memo, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitación de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.

Número: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas.

Fecha/Hora: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada. Se incluye un selector de fechas que facilita la introducción de las mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrará un calendario interactivo que permite seleccionar una fecha concreta de forma sencilla.

Moneda: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... 

Autonumeración: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access 2010 al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden... El campo Id, es un campo Autonumeración.

Sí/No: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...

Objeto OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. 

Hipervínculo: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso. El hipervínculo puede contener también información más detallada, como un marcador de un documento Word, un objeto en una base de datos Access o un rango de celdas en una hoja de cálculo Excel. Cuando se hace clic en un campo Hipervínculo, Access 2010 intenta cargar el archivo o documento aludido utilizando el visor apropiado.

Datos adjuntos: Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografías, imágenes, archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamaño que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamaño crezca innecesariamente. Office Access 2010 comprime de forma automática los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.

Calculado: Permite crear un campo que almacena el valor de un cálculo.

Asistente para búsquedas: El Asistente para búsquedas nos proporciona los pasos necesarios para rellenar la pestaña Búsqueda. El Asistente para búsquedas es la última entrada en la lista de tipos de datos. Para utilizar el asistente en un campo, seleccionamos Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. Nunca aparece como tipo de datos establecido por un campo, aunque se utilice como ayuda para rellenar las propiedades de la pestaña Búsqueda de un campo.

La clase de datos que se podrán introducir en el campo.
El espacio que Access reservará para los datos que se introduzcan en el campo.
Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese campo.
Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.

Valor	Tipo de datos	Tamaño
Texto	(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono.	Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores).
Memo	Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.	Hasta 65.535 caracteres.
Numérico	Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.	1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica).
Fecha/Hora	Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.	8 bytes.
Moneda	Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.	8 bytes.
Autonumérico	Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.	4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).
Sí/No	Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).	1 bit.
Objeto OLE	Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.	Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)
Hipervínculo	Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.	Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.
Asistente para búsquedas	Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.	Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

Descripción: En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es útil tanto para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando así más información al usuario.